Em muitos edifícios corporativos, shoppings, hospitais e empreendimentos de uso misto, a gestão dos espaços ainda é baseada em percepções. Salas “que parecem vazias”, áreas “que costumam encher em determinados horários” e rotinas operacionais definidas por hábito, não por evidência. O problema é que essa forma de gestão cria um custo invisível, difícil de mensurar, mas constante: desperdício de recursos, baixa eficiência operacional e experiências ruins para quem utiliza o edifício.
A ausência de dados confiáveis sobre ocupação, fluxo de pessoas e uso real dos ambientes faz com que decisões importantes sejam tomadas no escuro. E, em um cenário de pressão por redução de custos, sustentabilidade e qualidade de serviço, essa falta de visibilidade se torna um risco operacional.
O mito do espaço “sob controle”
É comum gestores acreditarem que conhecem bem seus edifícios. Afinal, equipes estão presentes diariamente, rondas são realizadas e relatórios são preenchidos. No entanto, sem dados contínuos e estruturados, essa visão é sempre parcial.
Um espaço pode parecer bem utilizado, quando na prática está ocioso durante boa parte do dia. Outro pode sofrer picos de uso que não são percebidos a tempo, gerando desconforto, filas, falhas na limpeza ou sobrecarga de sistemas como HVAC e iluminação. O resultado aparece em forma de custos elevados, retrabalho e dificuldade em comprovar a qualidade do serviço entregue.
Space Management: entender o uso real dos ambientes
O conceito de Space Management parte de uma premissa simples: não é possível otimizar aquilo que não se mede. A gestão eficiente dos espaços exige dados precisos sobre ocupação, fluxo e permanência de pessoas, combinados com informações de conforto ambiental e operação.
Com sensores e dispositivos conectados, é possível monitorar o uso dos ambientes em tempo real e analisar históricos por hora, dia e semana. Esses dados revelam padrões que dificilmente seriam percebidos apenas pela observação humana. Eles mostram onde estão os picos, onde há ociosidade recorrente e como o comportamento dos usuários muda ao longo do tempo.
Mais do que visualizar informações, o Space Management transforma dados em base concreta para decisões operacionais.
Da informação à decisão operacional
Quando o uso real dos espaços se torna visível, a gestão deixa de ser reativa. Equipes podem ser alocadas de acordo com a demanda real, e não por rotas fixas ou suposições. A frequência de limpeza e manutenção passa a acompanhar o fluxo de pessoas. Sistemas prediais podem ser ajustados para operar de forma mais eficiente, reduzindo desperdícios sem comprometer o conforto.
Além disso, dados estruturados permitem justificar decisões estratégicas. Ajustes de layout, redimensionamento de áreas, renegociação de contratos e até mudanças no modelo de ocupação passam a ser sustentados por evidências, e não por percepções isoladas.
O papel da Datacility na gestão inteligente dos espaços
A Datacility foi criada para apoiar essa transição da gestão baseada em suposições para uma operação verdadeiramente data-driven. No contexto de Smart Building, a plataforma integra dados de ocupação, fluxo, conforto e ativos em uma visão única da operação.
O módulo de Space Management da Datacility permite acompanhar o uso dos ambientes em tempo real e analisar padrões históricos que apoiam decisões do dia a dia e de longo prazo. Esses dados são apresentados em dashboards claros e objetivos, facilitando a leitura por gestores de Facilities, Property e Operações.
Mais do que monitorar, a Datacility conecta esses insights à rotina operacional. Com base nos dados, é possível ajustar processos, orientar equipes e comprovar a execução dos serviços por meio de relatórios e indicadores de desempenho. O edifício deixa de ser apenas um centro de custos e passa a ser gerido como um ativo estratégico.
Espaços mais eficientes, operações mais sustentáveis
A má utilização dos espaços impacta diretamente custos operacionais, consumo de energia e experiência dos usuários. Ao adotar uma gestão orientada por dados, esses problemas deixam de ser invisíveis.
Space Management não é apenas sobre tecnologia, mas sobre tomar decisões melhores, no momento certo, com base em informações confiáveis. É sobre substituir o “achismo” por evidência, a reação tardia por planejamento e o desperdício por eficiência.
A Datacility apoia gestores nessa transformação, oferecendo uma plataforma que conecta dados, operação e estratégia em um único ambiente. O resultado é mais controle, mais previsibilidade e mais valor extraído de cada metro quadrado do edifício.
